Stránka SPRÁVCE DAT → FAKTURY slouží pro správu faktur, které obsahují platby související s kryptoměnami a primárně je zaměřena na firemní klienty a účetní. Umožňuje propojit svět běžného fiat účetnictví se světem kryptoměnových transakcí. Faktury slouží jako podklad pro kryptoměnové transakce typu Platba, kterým zajišťují správné ocenění a spárování.
Základní vlastnosti faktur
Nejdůležitějším pravidlem je, že samotné faktury nevstupují do výpočtů portfolia. Nahrání nebo vytvoření faktury nijak nemění stav vašich kryptoměn. Změnu portfolia provádí až samotná kryptoměnová transakce typu Platba. Systém rozlišuje faktury přijaté a faktury vydané. Hlavním účelem faktury je ocenění platby kryptoměnou do fiat měny.
Likvidace faktur a párování
Hlavní funkcí modulu je takzvaná likvidace. Jde o proces, kdy propojíte existující účetní doklad se skutečným pohybem kryptoměny na peněžence případně burze. WhaleBooks podporuje flexibilní párování pomocí takzvaných protějších transakcí. Můžete využít vazbu jedna ku jedné, kdy je jedna faktura zaplacena jednou krypto platbou. Dále vazbu jedna ku více, kdy jednu fakturu hradíte několika menšími platbami. A nakonec vazbu více ku více, kdy jednou hromadnou platbou uhradíte více různých faktur najednou. Při tomto párování aplikace neustále počítá a zobrazuje zůstatek, takže přesně vidíte, kolik zbývá z dané faktury ještě zlikvidovat, případně kolik z dané platby ještě nebylo přiřazeno k žádné faktuře.
Evidované údaje a import
Aby bylo možné data snadno exportovat do účetnictví, eviduje každá faktura interní číslo dokladu, obchodního partnera coby protistranu, referenci, která slouží typicky jako variabilní symbol pro identifikaci platby, a data vystavení a splatnosti. Faktury není nutné zadávat ručně, WhaleBooks podporuje jejich import přímo z účetních softwarů, jako jsou ABRA Flexi nebo Stormware POHODA.
Příklad využití
Podnikatel nakoupí vybavení na e-shopu Alza za 150 000 CZK. Účetní nahraje nebo importuje do WhaleBooks přijatou fakturu na tuto částku, kde vyplní partnera Alza a referenci platby. Podnikatel fakturu zaplatí odesláním odpovídajícího množství bitcoinu. Tato transakce se do WhaleBooks propíše jako výběr, který uživatel následně zkonvertuje na typ transakce Platba odchozí. V detailu této platby uživatel zvolí možnost Načíst fakturu a vybere nahraný doklad od Alzy. Transakce se tímto krokem spárují a zlikvidují. K platbě se navíc automaticky přiřadí předkontace, například 321 Platba dodavateli, a celý záznam je připraven pro čistý export do účetnictví.
Vkládání faktur
Faktury můžete vložit importem CSV nebo vytvořením nového datového kontejneru v sekci Manuální, do kterého přidáte faktury ručně.
Přidání faktury – manuální
Pro přidání faktury nejprve vytvořte datový kontejner v sekci SPRÁVCE DAT → FAKTURY → Manuální. Vyplňte název kontejneru a případně zdroj a dimenzi pro lepší přehled ve správě faktur.
Kliknutím označte kontejner, do kterého chcete fakturu vložit. Tím aktivujete tlačítko PŘIDAT FAKTURU v pravé části seznamu faktur. Bez označení kontejneru aplikace neví, kam chcete fakturu přidat, a tlačítko zůstává neaktivní.
Klikněte na tlačítko PŘIDAT FAKTURU pro otevření dialogu přidání nové faktury. Vyplňte povinné údaje: typ dokladu (přijatá nebo vydaná faktura), typ platby, datum vystavení, hodnotu ve FIAT měně a měnu. Můžete také zadat datum splatnosti a další nepovinné informace pro lepší přehlednost a poté uložte.
Fakturu spárujete s konkrétní transakcí, kterou vyhledáte ve výpisu transakcí.
Výpis faktur
Výpis faktur se nachází ve spodní části stránky SPRÁVCE DAT → FAKTURY, pod polem pro import CSV souborů a správu Manuálních datových kontejnerů. Více informací najdete v samostatné nápovědě Faktury (výpis).